Si bien la Ley 13.512 no nos dice cuáles han de ser los libros a llevar por un consorcio de propietarios, diversos textos legales exigen la presencia de tal o cuál de ellos en relación al tema tratado. Tal es así que, el Decreto Reglamentario Nº 18374/49, exige la rúbrica del Libro de Administración y las leyes laborales obligan a llevar un registro bibliográfico del personal empleado en un consorcio como así también un Libro de Órdenes.

Por lo tanto, demos hacer una clasificación de estos libros en obligatorios y optativos, atento las especificaciones legales así lo dispongan. En el sitio del ministerio de Economía y Producción se habla de 6 libros “obligatorios” (de actas, de propietarios, de administración, de registro de empleados, de órdenes, y de ascensores rubricados por el GCBA).

• Para obtener los libros y su correspondiente rúbrica, diríjase a este enlace: [libros y rúbricas]
• Para enterarse de los "controles obligatorios" visite la siguiente página: [Controles obligatorios en los Consorcios de Propietarios]

Libros obligatorios

1) Libro de Actas:

Debe rubricarse en el Registro de la Propiedad inmueble y, en caso de extravío o destrucción, se deberá confeccionar otro que también deberá rubricarse. El trámite para la rúbrica se hará delante de Escribano Público.

En este libro se transcriben las resoluciones de la Asamblea de Copropietarios, las cuales deben ser firmadas por todos los presentes. Es conveniente transcribir íntegramente la totalidad de las resoluciones para evitar cualquier tipo de suspicacia o malentendido.

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2) Libro de Administración:

Se exige su rúbrica en el Registro de la Propiedad Inmueble y está contemplado en el artículo 5º del Decreto Reglamentario 18.734/49 de la Ley 13.512 de Propiedad Horizontal. Si bien no requiere ser llevado con las formalidades propias de los libros de comercio, en este libro debe asentarse todo el movimiento económico del Consorcio (Ingresos y Egresos —Débito y Haber—, en un sencillo libro multicolumnario de caja diaria). Su importancia es crucial, ya que de estas constancias se extraerán las rendiciones de cuentas, los gastos del Consorcio y las expensas que cada propietario estará obligado a abonar como así también los respectivos arqueos mensuales para el Balance.

Correctamente llevado y periódicamente actualizado, este libro permite a los consorcistas controlar el manejo de los fondos por parte del Administrador y es un elemento probatorio de vital importancia en las querellas entre administrador y copropietarios, ante peritos contables en toda ocasión en que se suscribe un pleito que llegue a los estrados de la Justicia.

3) Libro de Remuneraciones y Registro de Empleados:

Constituido por la ley Nº 20744 de Contrato de Trabajo. Es obligatorio aunque se tenga un solo empleado. Debe ser rubricado por ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, cuyos inspectores suelen requerirlo.

En él deben asentarse y actualizarse todos los datos relativos al personal: fecha de ingreso, horarios, remuneraciones, aportes, licencias, egreso, etc. Es necesario aclarar que, en caso de juicio laboral la falta de datos o actualización de este libro originan una presunción a favor del trabajador, por lo que no está de más reiterar la importancia de registrar correctamente toda la información y mantenerlo al día.

4) Libro de Órdenes:

Exigido por el art. 25 de la Ley 12981. Debe ser rubricado en el Ministerio de Trabajo y Seguridad social. En él se asientan todas las obligaciones del personal, y las órdenes que se le imparten, por lo que también resulta un esencial elemento probatorio en todo conflicto de índole laboral que pudiera suscitarse.

5) Libro de Ascensores:

Rubricados por el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

6) Libro de Registro de Firmas:

Creado a partir de la ley 3254 modificatoria de la ley 941 sólo para el ámbito de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires (CABA). Rubricado por el Registro Público de Administradores de la CABA. Para mayor información, visitar el siguiente enlace: [+]

Libros no obligatorios

6) Libro de Registro de Propietarios:

Dado que no es obligatorio oficialmente pero sí en algunos Reglamentos de Copropiedad y Administración, las características de este libro no están reglamentadas; quedando a criterio de cada administrador el uso y costumbre del mismo, el cual, generalmente, y por desgracia, es ignorado.

Hay quienes en él dejan constancia de la titularidad de cada copropietario y los medios adecuados para contactarse: dirección, teléfono, e-mail, etc.

También figura el estado de regularidad jurídica de cada uno de ellos como así mismo, y en caso de rentar su bien, los datos particulares de sus eventuales inquilinos.

No confundir con el libro de Registro de Firmas de cáracter obligatorio para el ámbito de la Ciudad de Buenos Aires.

7) Libro de registro de correspondencia:

En este libro se asienta la correspondencia recibida a diario y sirve a efectos de controlar reales recepciones, extravíos, adulteraciones o robo de la misma.

Puede ser llevado por el encargado, un miembro del Consejo de Administración o una persona designada para tal fin perteneciente al consorcio del edificio.

8) Libro de inventario:

En este libro consta el inventario de los bienes adquiridos por el consorcio. Por ejemplo: cestos de residuos, cortinados, maceteros, espejos, luces de emergencia, rampas o sillas para inválidos, etc.

9) Libro de certificación de mantenimiento:

Este libro lleva el control de: certificación según Ley 257 de frentes y fachadas; limpieza de tanques cisternas; mantenimiento de matafuegos; desinfección y desinsectación; control de cocheras y ascensores, etc. En él pueden adjuntarse las tarjetas de verificación presentadas ante el GCBA por los proveedores del servicio como en el caso de los matafuegos.

También puede servir para dejar asentado todo lo concerniente a destapaciones generales, arreglos de instalaciones de electricidad, gas, agua y cloacales, o reclamos a empresas de bienes y servicios.

10) Libro de asuntos legales:

Este libro será el encargado de recolectar todo lo concerniente a los asuntos legales y/o judiciales que involucran al consorcio en relación a terceros, externos o internos (encargados, copropietarios e inquilinos). Puede complementarse con un anexo en el cual se adjunten leyes, decretos o disposiciones afines a los intereses del consorcio.

11) Registro de proveedores y presupuestos:

Muchas veces, es conveniente tener armado un libro de proveedores y presupuestos presentados para los respectivos trabajos de servicio o mantenimiento a efectos de llevar un seguimiento general del movimiento generado por los mismos en el edificio.

Este libro, en caso de transferencia de mandato administrativo, permite tener un precedente ideal de los acuerdos previos y cuotas pendientes de pago o saldadas, como así también los datos de las personas o empresas involucrados para tal fin. Además, permite que cualquier copropietario pueda revisar y comparar el sentido de los gastos como así también su devenir.

Además, sirve para que, en caso de ausencia del administrador o de hallarse imposibilitado por alguna razón personal, el Consejo de Administración pueda suplantarlo temporalmente y evitar daños mayores que pudieran surgir de estas ausencias.

12) Libro de Control Sanitario y Agua Potable

Este libro debiera ser obligatorio toda vez que los Consorcios de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires están obligados, mediante la ORDENANZA Nº 45.593 (B.M. 19.243 Publ. 13/03/1992) a proceder según el art. 1º de la ordenanza citada: «Establécese la obligatoriedad de la limpieza semestral de los tanques de agua destinada al consumo humano, en aquellos inmuebles que consten de más de una unidad de vivienda.»

Estos controles preveen que los tanques no generen hongos ni sean portadores de todo tipo de bacterias y/o parásitos, ni sufran todo tipo de contaminación quimica ni alteración del pH correspondiente.